Newsletter Tools unterscheiden sich darin, wie umfangreich du die Empfänger verwalten kannst. In den meisten Fällen unterteilen sich die Empfänger anhand bestimmter Eigenschaften in mehrere Zielgruppen. In dem Fall ist es wichtig, dass du mit den Zielgruppen unterschiedlich verfahren kannst.Diese Segmentierung der Empfänger erlaubt es dir, die Relevanz deiner Emails zu erhöhen. Beispielsweise kannst du langjährigen Bestandskunden ein besonderes Dankeschön schicken, oder Interessenten ein attraktives Angebot für den Erstkauf.

Ein Newsletter Tool ist allerdings kein umfassendes CRM. Wenn du noch in anderen Systemen Kontaktdaten speicherst, ist es wichtig, dass diese Daten in dein Newsletter Tool importiert werden können. Wenn du beispielsweise bereits eine Bestandskundenliste hast, solltest du sie ohne große Mühe zu den Empfängern in deinem Newsletter Tool hinzufügen können.Damit der Import sauber funktioniert, sollte dein Newsletter Tool die Funktion bieten, das Daten-Mapping manuell anzupassen. Wenn die Kontakte beispielsweise aus einer Excel-Liste stammen, kannst du beim Daten-Mapping genau angeben, welche Spalte aus der Excel-Tabelle welcher Spalte im Newsletter Tool entspricht.

In weiteres wichtiges Feature in der Empfängerverwaltung, bei dem Email Marketing Tools, ist das Doublettenhandling. Es kommt im Alltagsgeschäft vor, dass ein Kontakt mehrfach in dein Newsletter Tool wandert. In diesem Fall sollte die Newsletter Software die Doublette erkennen und die Daten ggfs. zusammenführen, damit der Empfänger denselben Newsletter nicht mehrfach erhält.

Bei den Versandoptionen sind ebenfalls einige absolute Pflicht-Funktionen und andere eher „nice to have.“ In Deutschland ist beispielsweise der Double Opt-In entscheidend. Jeder Kontakt in deinem Newsletter Tool muss dir sein Einverständnis dafür geben, dass seine Daten bei dir gespeichert und verwendet werden.

Gerade bei den deutschen Anbietern ist diese Funktion oft ein simpler Button in den Einstellungen, den du aktivieren musst. Andere Newsletter Tools machen dir beim Double Opt-In das Leben schwer.Eine weitere Pflicht-Funktion ist der Abmelde-Button am Ende jeder Email, worüber sich der Empfänger aus deiner Liste austragen kann. Auch hier bieten die meisten Newsletter Tools eine einfache Lösung.In anderen Fällen möchtest du gewährleisten, dass ein Nutzer keine weiteren Emails von dir erhält. In dem Fall benötigst du die Funktion einer Blacklist, die nicht in jedem Newsletter Tool enthalten ist.Etwas anders verhält es sich mit dem Gegenstück, der Whitelist.

Das sind Listen mit Absendern, die als unbedenklich gelten und somit weniger im Spam-Ordner landen. Hier solltest du darauf achten, dass dein Newsletter Tool auf verschiedenen anerkannten Whitelists vorhanden ist, um eine möglichst hohe Zustellrate zu erreichen.Worauf du zusätzlich achten solltest, sind die Möglichkeiten der Personalisierung beim Email Marketing Tool.

Ein Newsletter wird an viele Menschen versendet und er soll trotzdem möglichst individuell an den Empfänger angepasst sein. Das erreichst du mit dynamischen Inhalten in deiner Email. Damit passt sich der Newsletter dem Empfänger an, auf Basis der Daten, die du über ihn gesammelt hast. Die Personalisierung kann sich auf den Namen und die Anrede beschränken, oder beliebig ausgeweitet werden.Darüber hinaus verfügen die meisten Newsletter Tools über eine ausgeprägte Zeitsteuerung.

Es gibt bestimmte Uhrzeiten, zu denen Emails häufiger gelesen werden. Deine Newsletter Software sollte es dir erlauben, deine Newsletter strategisch zu diesen Uhrzeiten zu planen.Andere Features sind nicht notwendig, aber nützlich, beispielsweise der Testversand. Damit kannst du dir und deinen Kollegen den Newsletter vorab zuschicken, um ihn final freizugeben. Oft sieht der Newsletter im Postfach anders aus als im Email Builder, weshalb der Testversand eine angenehme Hilfe bietet.Eine weitere nützliche Funktion ist der Auto-Responder. Wenn du viele Nachrichten und Antworten auf deine Emails erhältst, kann sich ein Auto-Responder lohnen. In dem Fall bekommt der Absender automatisch eine Antwort von dir. Darin kannst du dich für seine Email bedanken und Auskunft darüber geben, wann du dich zurückmelden wirst.

Bei der Automatisierung trennt sich die Spreu vom Weizen in der Welt der Newsletter Software. Die umfangreichen und leistungsstarken Newsletter Tools erlauben dir den Aufbau komplexer Abläufe, um ganze Funnel aufzusetzen.

Mit dem richtigen Newsletter Tool kannst du nicht nur Abfolgen von Emails automatisch verschicken, sondern den Email Versand an das Verhalten des Empfängers anpassen. Beispielsweise kannst du eine zweite Email nur an Kontakte verschicken, die im vorherigen Newsletter auf einen bestimmten Link geklickt haben.

Definierte Handlungen des Kunden funktionieren damit als Trigger für weitere Aktionen. Auf diese Weise kannst du dein Email Marketing stark individualisieren und an den Empfänger anpassen. Dadurch steigt im besten Fall die Relevanz der Newsletter für deine Zielgruppe und damit auch die Conversion-Rate.

Eine weitere Funktion im Bereich der Automatisierung ist das Durchführen von A/B‑Testings. Dabei verfasst du zwei verschiedene Newsletter, mit denen du deine Empfänger zu einer bestimmten Handlung bewegen möchtest. Diese beiden Mails werden an einen kleinen Teil deiner Zielgruppe verschickt, um zu überprüfen, welche besser funktioniert. Erst dann wird der stärker konvertierende Newsletter an alle Empfänger versendet.

A/B‑Testings ergeben bei großen Zielgruppen Sinn, damit der Bruchteil bereits ausreichend Empfänger enthält, um eine repräsentative Aussage zu bieten. Nicht jedes Newsletter Tool verfügt über die Möglichkeit von A/B‑Testings.

Beim Email Marketing entstehen spannende Kennzahlen, anhand derer du den Erfolg deiner Newsletter messen kannst. Dazu zählen die Öffnungsrate, Klickrate, Conversion-Rate, Bounce-Rate und andere KPIs über das Nutzerverhalten.

Bei den meisten Newsletter Tools werden diese Kennzahlen in einem dynamischen Dashboard visualisiert. Ein umfangreiches und übersichtliches Reporting hilft bei der Optimierung deines Email Marketings.

Spamfilter funktionieren heutzutage ausgesprochen zuverlässig. Dein Ziel ist es, dem Spamfilter zu vermitteln, dass deine Emails nicht in den Spamordner gehören. Damit kannst du die Öffnungsrate deiner Newsletter drastisch erhöhen.

Der Spamfilter interessiert sich für den Inhalt deines Newsletters, aber auch für technische Details. Dein Newsletter Tool sollte beispielsweise deine Emails per DKIM-Verfahren (DomainKeys Identified Mail) signieren. Das ist eine digitale Signatur, die dem Spamfilter die Authentizität des Absenders bestätigt.

Aus Branding-Gründen solltest du deine Newsletter von einer eigenen Subdomain versenden. Zusätzlich hat dies den Vorteil, dass die Tracking-Links mit der Absenderadresse übereinstimmen. Wenn du in deinen Newslettern auf zu viele unterschiedliche Domains verlinkst, wird die Mail tendenziell eher als Spam eingestuft.

Zusätzlich sollte ein SPF-Eintrag (Sender Policy Framework) in den Domain-Records gesetzt werden, um dem Empfänger zu bestätigen, dass die Emails tatsächlich von der Absenderadresse stammen.

Du siehst es gibt viele Email Marketing Tools, die sich vor allem in ihrer Funktionalität unterscheiden. Dies macht eine Newsletter Tool Vergleichsplattform unabdingbarund genau hier möchten wir mit Funnel.de ansetzen.