Die bes­ten News­let­ter Tools im Ver­gleich

News­let­ter sind eine wich­ti­ger Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nal zwi­schen einem Unter­neh­men und sei­ner Ziel­grup­pe. Abon­nen­ten bezie­hen News­let­ter, um hilf­rei­che Infor­ma­tio­nen zu erhal­ten, über Neu­ig­kei­ten infor­miert zu wer­den und um von Rabatt­ak­tio­nen zu erfah­ren.

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1. War­um News­let­ter ver­sen­den?

Einer Umfra­ge[1] von United Inter­net zufol­ge, haben 34 Pro­zent aller News­let­ter-Emp­fän­ger bereits direkt aus dem News­let­ter her­aus ein Pro­dukt gekauft. Ein News­let­ter hilft also nicht nur dabei, mit der Ziel­grup­pe in Kon­takt zu blei­ben, son­dern kann direkt die Ver­käu­fe stei­gern.

Dar­über hin­aus kön­nen News­let­ter ver­schickt wer­den, um Umfra­gen durch­zu­füh­ren und die Ziel­grup­pe über ein bestimm­tes The­ma auf­zu­klä­ren. Email Mar­ke­ting lohnt sich also für jedes Unter­neh­men, das Wert auf eine inten­si­ve Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Kun­den legt.

2. Wie funk­tio­niert Email Mar­ke­ting?

News­let­ter sind Emails, die sich an eine bestimm­te Ziel­grup­pe rich­ten. Es han­delt sich also um One-to-many-Kom­mu­ni­ka­ti­on. Jeder News­let­ter ver­folgt ein bestimm­tes Ziel.

Ein News­let­ter kann dazu die­nen, die Emp­fän­ger zu infor­mie­ren. In den meis­ten Fäl­len ver­sucht er aller­dings, die Ziel­grup­pe zum Han­deln zu bewe­gen. Die gewünsch­te Hand­lung ist meis­tens der Klick auf den Link, um zur Lan­ding­pa­ge zu gelan­gen.

Genau wie für den nor­ma­len Email Ver­sand benö­tigst du auch zum Ver­schi­cken von News­let­tern eine Soft­ware. Es gibt hau­fen­wei­se News­let­ter Tools, aus denen du das Rich­ti­ge für dein Unter­neh­men aus­wäh­len kannst.

3. Wel­ches News­let­ter Tool ist das rich­ti­ge?

Die zahl­rei­chen News­let­ter Tools unter­schei­den sich in den Funk­tio­nen von­ein­an­der, lie­gen preis­lich aber unge­fähr auf einem Level. Des­we­gen ist es ent­schei­dend, ein News­let­ter Tool auf Basis der Funk­tio­nen aus­zu­wäh­len und dafür even­tu­ell ein paar Euro mehr zu inves­tie­ren.

Die not­wen­di­gen Funk­tio­nen hän­gen von dei­ner Bran­che und dei­ner Stra­te­gie ab. Sind dei­ne Pro­duk­te erklä­rungs­be­dürf­tig und du benö­tigst eine auto­ma­ti­sier­te Abfol­ge von Infor­ma­ti­ons­mails für Neu­kun­den? Dann soll­test du dir ande­re News­let­ter Tools anse­hen als ein Sport­ver­ein, der unre­gel­mä­ßig Neu­ig­kei­ten ver­schickt.

4. Gibt es kos­ten­lo­se News­let­ter Tools?

Ja. Es gibt News­let­ter Tools, die bis zu einer gewis­sen Anzahl an Emp­fän­gern kos­ten­los blei­ben. Aller­dings ist bei die­sem kos­ten­lo­sen Ein­stieg auch der Funk­ti­ons­um­fang des News­let­ter Tools stark ein­ge­schränkt.

Trotz­dem ist es für den Ein­stieg oder zum Tes­ten eines News­let­ter Tools ange­nehm, wenn es nichts kos­tet. Aller­dings sind News­let­ter Tools grund­sätz­lich nicht beson­ders teu­er und bie­ten einen enor­men Mehr­wert, wenn du sie erfolg­reich ein­setzt. Du soll­test also dazu bereit sein, für dein News­let­ter Tool etwas Geld zu inves­tie­ren.

5. Die wich­tigs­ten Funk­tio­nen von News­let­ter Tools

Eini­ge der Funk­tio­nen von News­let­ter Tools gehö­ren zur Basis­aus­stat­tung und soll­ten unbe­dingt ver­füg­bar sein. Ande­re benö­tigst du aus­schließ­lich für aus­ge­klü­gel­te Fun­nel und fort­ge­schrit­te­nes Email Mar­ke­ting. Zu den wich­tigs­ten Funk­tio­nen von News­let­ter Tools zäh­len die Gestal­tung der Emails, die Ver­wal­tung der Emp­fän­ger, die Ver­sand­ein­stel­lun­gen, die Auto­ma­ti­sie­rungs­mög­lich­kei­ten, das Repor­ting der Ergeb­nis­se und eini­ge tech­ni­sche Details, damit die Emails nicht im Spam­ord­ner lan­den.

Dem­entspre­chend zei­gen sich hier die Dis­kre­pan­zen bei den Funk­ti­ons­mo­da­li­tä­ten der ver­schie­de­nen Anbie­ter in Bezug auf die Email Mar­ke­ting Tools. Die Selek­ti­on des pas­sen­den Email Mar­ke­ting Tools wäre ein­fa­cher, wenn man einen News­let­ter Tool Ver­gleich hät­te, bei dem man kon­kret sei­ne Anfor­de­run­gen anpas­sen kann und infol­ge des­sen zeigt dir der News­let­ter Tool Ver­gleich die pas­sen­den Betrei­ber mit den zu dei­nen Ansprü­chen pas­sen­den Email Mar­ke­ting Tools an.

5.1 Gestal­tung der Emails im News­let­ter Tool

Die wich­tigs­te Funk­ti­on eines News­let­ter Tools ist die Gestal­tung der Emails. Der News­let­ter gehört zur Kom­mu­ni­ka­ti­on mit der Außen­welt und muss des­we­gen auch dem Cor­po­ra­te Design ent­spre­chen.

Vie­len Unter­neh­men ist es des­we­gen wich­tig, dass die Emails bis ins kleins­te Detail ange­passt wer­den kön­nen. Dafür ist es am ein­fachs­ten, wenn im News­let­ter Tool direkt der Quell­code der Mail bear­bei­tet wer­den kann.

Aller­dings muss nicht jeder den News­let­ter so stark indi­vi­dua­li­sie­ren und nicht jeder Mar­ke­ter kann HTML pro­gram­mie­ren. Des­we­gen soll­te das News­let­ter Tool über einen intui­ti­ven und umfang­rei­chen Email Buil­der ver­fü­gen. Dar­in kannst du Emails über „Drag and Drop“ zusam­men­bau­en und indi­vi­du­ell anpas­sen. Zudem ver­fü­gen vie­le News­let­ter Tools über Tem­pla­tes, die du als Vor­la­ge ver­wen­den kannst.

Eine span­nen­de Funk­ti­on kann auch der Ver­sand von Datei­an­hän­gen sein. Nicht jedes News­let­ter Tool erfüllt die­se Anfor­de­rung.

Wich­tig: Dei­ne Emails müs­sen auf dem PC und auf dem Smart­pho­ne anspre­chend aus­se­hen. Im bes­ten Fall kannst du die Emails im News­let­ter Tool für alle Gerä­te ent­spre­chend anpas­sen.

5.2 Ver­wal­tung der Emp­fän­ger im News­let­ter Tool

News­let­ter Tools unter­schei­den sich dar­in, wie umfang­reich du die Emp­fän­ger ver­wal­ten kannst. In den meis­ten Fäl­len unter­tei­len sich die Emp­fän­ger anhand bestimm­ter Eigen­schaf­ten in meh­re­re Ziel­grup­pen. In dem Fall ist es wich­tig, dass du mit den Ziel­grup­pen unter­schied­lich ver­fah­ren kannst.

Die­se Seg­men­tie­rung der Emp­fän­ger erlaubt es dir, die Rele­vanz dei­ner Emails zu erhö­hen. Bei­spiels­wei­se kannst du lang­jäh­ri­gen Bestands­kun­den ein beson­de­res Dan­ke­schön schi­cken, oder Inter­es­sen­ten ein attrak­ti­ves Ange­bot für den Erst­kauf.

Ein News­let­ter Tool ist aller­dings kein umfas­sen­des CRM. Wenn du noch in ande­ren Sys­te­men Kon­takt­da­ten spei­cherst, ist es wich­tig, dass die­se Daten in dein News­let­ter Tool impor­tiert wer­den kön­nen. Wenn du bei­spiels­wei­se bereits eine Bestands­kun­den­lis­te hast, soll­test du sie ohne gro­ße Mühe zu den Emp­fän­gern in dei­nem News­let­ter Tool hin­zu­fü­gen kön­nen.

Damit der Import sau­ber funk­tio­niert, soll­te dein News­let­ter Tool die Funk­ti­on bie­ten, das Daten-Map­ping manu­ell anzu­pas­sen. Wenn die Kon­tak­te bei­spiels­wei­se aus einer Excel-Lis­te stam­men, kannst du beim Daten-Map­ping genau ange­ben, wel­che Spal­te aus der Excel-Tabel­le wel­cher Spal­te im News­let­ter Tool ent­spricht.

In wei­te­res wich­ti­ges Fea­ture in der Emp­fän­ger­ver­wal­tung, bei dem Email Mar­ke­ting Tools, ist das Dou­blet­ten­hand­ling. Es kommt im All­tags­ge­schäft vor, dass ein Kon­takt mehr­fach in dein News­let­ter Tool wan­dert. In die­sem Fall soll­te die News­let­ter Soft­ware die Dou­blet­te erken­nen und die Daten ggfs. zusam­men­füh­ren, damit der Emp­fän­ger den­sel­ben News­let­ter nicht mehr­fach erhält.

5.3 Ver­sand­op­tio­nen im News­let­ter Tool

Bei den Ver­sand­op­tio­nen sind eben­falls eini­ge abso­lu­te Pflicht-Funk­tio­nen und ande­re eher „nice to have.“ In Deutsch­land ist bei­spiels­wei­se der Dou­ble Opt-In ent­schei­dend. Jeder Kon­takt in dei­nem News­let­ter Tool muss dir sein Ein­ver­ständ­nis dafür geben, dass sei­ne Daten bei dir gespei­chert und ver­wen­det wer­den.

Gera­de bei den deut­schen Anbie­tern ist die­se Funk­ti­on oft ein simp­ler But­ton in den Ein­stel­lun­gen, den du akti­vie­ren musst. Ande­re News­let­ter Tools machen dir beim Dou­ble Opt-In das Leben schwer.

Eine wei­te­re Pflicht-Funk­ti­on ist der Abmel­de-But­ton am Ende jeder Email, wor­über sich der Emp­fän­ger aus dei­ner Lis­te aus­tra­gen kann. Auch hier bie­ten die meis­ten News­let­ter Tools eine ein­fa­che Lösung.

In ande­ren Fäl­len möch­test du gewähr­leis­ten, dass ein Nut­zer kei­ne wei­te­ren Emails von dir erhält. In dem Fall benö­tigst du die Funk­ti­on einer Black­list, die nicht in jedem News­let­ter Tool ent­hal­ten ist.

Etwas anders ver­hält es sich mit dem Gegen­stück, der White­list. Das sind Lis­ten mit Absen­dern, die als unbe­denk­lich gel­ten und somit weni­ger im Spam-Ord­ner lan­den. Hier soll­test du dar­auf ach­ten, dass dein News­let­ter Tool auf ver­schie­de­nen aner­kann­ten White­lists vor­han­den ist, um eine mög­lichst hohe Zustell­ra­te zu errei­chen.

Wor­auf zu zusätz­lich ach­ten soll­test, sind die Mög­lich­kei­ten der Per­so­na­li­sie­rung beim Email Mar­ke­ting Tool. Ein News­let­ter wird an vie­le Men­schen ver­sen­det und er soll trotz­dem mög­lichst indi­vi­du­ell an den Emp­fän­ger ange­passt sein. Das erreichst du mit dyna­mi­schen Inhal­ten in dei­ner Email. Damit passt sich der News­let­ter dem Emp­fän­ger an, auf Basis der Daten, die du über ihn gesam­melt hast. Die Per­so­na­li­sie­rung kann sich auf den Namen und die Anre­de beschrän­ken, oder belie­big aus­ge­wei­tet wer­den.

Dar­über hin­aus ver­fü­gen die meis­ten News­let­ter Tools über eine aus­ge­präg­te Zeit­steue­rung. Es gibt bestimm­te Uhr­zei­ten, zu denen Emails häu­fi­ger gele­sen wer­den. Dei­ne News­let­ter Soft­ware soll­te es dir erlau­ben, dei­ne News­let­ter stra­te­gisch zu die­sen Uhr­zei­ten zu pla­nen.

Ande­re Fea­tures sind nicht not­wen­dig, aber nütz­lich, bei­spiels­wei­se der Test­ver­sand. Damit kannst du dir und dei­nen Kol­le­gen den News­let­ter vor­ab zuschi­cken, um ihn final frei­zu­ge­ben. Oft sieht der News­let­ter im Post­fach anders aus als im Email Buil­der, wes­halb der Test­ver­sand eine ange­neh­me Hil­fe bie­tet.

Eine wei­te­re nütz­li­che Funk­ti­on ist der Auto-Respon­der. Wenn du vie­le Nach­rich­ten und Ant­wor­ten auf dei­ne Emails erhältst, kann sich ein Auto-Respon­der loh­nen. In dem Fall bekommt der Absen­der auto­ma­tisch eine Ant­wort von dir. Dar­in kannst du dich für sei­ne Email bedan­ken und Aus­kunft dar­über geben, wann du dich zurück­mel­den wirst.

5.4 Auto­ma­ti­sie­rung der Pro­zes­se im News­let­ter Tool

Bei der Auto­ma­ti­sie­rung trennt sich die Spreu vom Wei­zen in der Welt der News­let­ter Soft­ware. Die umfang­rei­chen und leis­tungs­star­ken News­let­ter Tools erlau­ben dir den Auf­bau kom­ple­xer Abläu­fe, um gan­ze Fun­nel auf­zu­set­zen.

Mit dem rich­ti­gen News­let­ter Tool kannst du nicht nur Abfol­gen von Emails auto­ma­tisch ver­schi­cken, son­dern den Email Ver­sand an das Ver­hal­ten des Emp­fän­gers anpas­sen. Bei­spiels­wei­se kannst du eine zwei­te Email nur an Kon­tak­te ver­schi­cken, die im vor­he­ri­gen News­let­ter auf einen bestimm­ten Link geklickt haben.

Defi­nier­te Hand­lun­gen des Kun­den funk­tio­nie­ren damit als Trig­ger für wei­te­re Aktio­nen. Auf die­se Wei­se kannst du dein Email Mar­ke­ting stark indi­vi­dua­li­sie­ren und an den Emp­fän­ger anpas­sen. Dadurch steigt im bes­ten Fall die Rele­vanz der News­let­ter für dei­ne Ziel­grup­pe und damit auch die Con­ver­si­on-Rate.

Eine wei­te­re Funk­ti­on im Bereich der Auto­ma­ti­sie­rung ist das Durch­füh­ren von A/B‑Testings. Dabei ver­fasst du zwei ver­schie­de­ne News­let­ter, mit denen du dei­ne Emp­fän­ger zu einer bestimm­ten Hand­lung bewe­gen möch­test. Die­se bei­den Mails wer­den an einen klei­nen Teil dei­ner Ziel­grup­pe ver­schickt, um zu über­prü­fen, wel­che bes­ser funk­tio­niert. Erst dann wird der stär­ker kon­ver­tie­ren­de News­let­ter an alle Emp­fän­ger ver­sen­det.

A/B‑Testings erge­ben bei gro­ßen Ziel­grup­pen Sinn, damit der Bruch­teil bereits aus­rei­chend Emp­fän­ger ent­hält, um eine reprä­sen­ta­ti­ve Aus­sa­ge zu bie­ten. Nicht jedes News­let­ter Tool ver­fügt über die Mög­lich­keit von A/B‑Testings.

5.5 Repor­ting der Ergeb­nis­se der News­let­ter

Beim Email Mar­ke­ting ent­ste­hen span­nen­de Kenn­zah­len, anhand derer du den Erfolg dei­ner News­let­ter mes­sen kannst. Dazu zäh­len die Öff­nungs­ra­te, Klick­ra­te, Con­ver­si­on-Rate, Boun­ce-Rate und ande­re KPIs über das Nut­zer­ver­hal­ten.

Bei den meis­ten News­let­ter Tools wer­den die­se Kenn­zah­len in einem dyna­mi­schen Dash­board visua­li­siert. Ein umfang­rei­ches und über­sicht­li­ches Repor­ting hilft bei der Opti­mie­rung dei­nes Email Mar­ke­tings.

5.6 Best­mög­li­che Zustel­lung dei­ner News­let­ter

Spam­fil­ter funk­tio­nie­ren heut­zu­ta­ge aus­ge­spro­chen zuver­läs­sig. Dein Ziel ist es, dem Spam­fil­ter zu ver­mit­teln, dass dei­ne Emails nicht in den Spam­ord­ner gehö­ren. Damit kannst du die Öff­nungs­ra­te dei­ner News­let­ter dras­tisch erhö­hen.

Der Spam­fil­ter inter­es­siert sich für den Inhalt dei­nes News­let­ters, aber auch für tech­ni­sche Details. Dein News­let­ter Tool soll­te bei­spiels­wei­se dei­ne Emails per DKIM-Ver­fah­ren (Domain­Keys Iden­ti­fied Mail) signie­ren. Das ist eine digi­ta­le Signa­tur, die dem Spam­fil­ter die Authen­ti­zi­tät des Absen­ders bestä­tigt.

Aus Bran­ding-Grün­den soll­test du dei­ne News­let­ter von einer eige­nen Sub­do­main ver­sen­den. Zusätz­lich hat dies den Vor­teil, dass die Tracking-Links mit der Absen­der­adres­se über­ein­stim­men. Wenn du in dei­nen News­let­tern auf zu vie­le unter­schied­li­che Domains ver­linkst, wird die Mail ten­den­zi­ell eher als Spam ein­ge­stuft.

Zusätz­lich soll­te ein SPF-Ein­trag (Sen­der Poli­cy Frame­work) in den Domain-Records gesetzt wer­den, um dem Emp­fän­ger zu bestä­ti­gen, dass die Emails tat­säch­lich von der Absen­der­adres­se stam­men.

Du siehst es gibt vie­le Email Mar­ke­ting Tools, die sich vor allem in ihrer Funk­tio­na­li­tät unter­schei­den. Dies macht eine News­let­ter Tool Ver­gleichs­platt­form unab­ding­bar und genau hier möch­ten wir mit Funnel.de anset­zen.

6. News­let­ter Tools und die DSGVO?

Die DSGVO macht die Ver­wen­dung der Email Mar­ke­ting Tools in Deutsch­land nicht unbe­dingt ein­fa­cher. Wenn du Email Mar­ke­ting in Deutsch­land betreibst, bie­tet es sich an, News­let­ter Tools aus Deutsch­land zu ver­wen­den.

News­let­ter Tools aus Deutsch­land sind auf die Vor­ga­ben aus der DSGVO zuge­schnit­ten und ver­ein­fa­chen dir das Ein­hal­ten aller Richt­li­ni­en.

7. Wann ist der bes­te Zeit­punkt, um News­let­ter zu ver­sen­den?

Wenn du dei­ne News­let­ter zum fal­schen Zeit­punkt ver­sen­dest, gehen dei­ne wohl­über­leg­ten Emails in der täg­li­chen Email-Flut unter. Der rich­ti­ge Ver­sand­zeit­punkt ist dabei nicht pau­schal zu defi­nie­ren, son­dern abhän­gig von dei­ner Ziel­grup­pe.

Am bes­ten stellst du dir die Fra­ge, wann dein Emp­fän­ger Zeit und einen frei­en Kopf für dei­ne Email haben könn­te. Wenn du bei­spiels­wei­se Füh­rungs­kräf­te ansprichst, ist der Mon­tag­mor­gen ver­mut­lich der fal­sche Zeit­punkt. Mon­tags wird die Woche geplant, zahl­rei­che Mee­tings ste­hen an und die Mails vom Wochen­en­de wer­den über­flo­gen. Höchst­wahr­schein­lich ist die Zeit nach der Mit­tags­pau­se der geeig­ne­te­re Zeit­raum. Durch den News­let­ter Tool Ver­gleich hast du auf Funnel.de bereits die Mög­lich­keit funk­ti­ons­ori­en­tiert zu selek­tie­ren.

Das Wich­tigs­te ist aller­dings (wie über­all im digi­ta­len Mar­ke­ting), dass du ver­schie­de­ne Zeit­räu­me tes­test. Durch das umfang­rei­che Dash­board in dei­nem News­let­ter Tool wirst du aus­wer­ten kön­nen, wann du dei­ne News­let­ter ver­schi­cken soll­test.

Fazit: Was ist das bes­te Email Mar­ke­ting Tool?

Es gibt nicht das eine bes­te Email Mar­ke­ting Tool. Aber es gibt zahl­rei­che Tools, die unter­schied­li­che Funk­tio­nen mit­brin­gen. Mit unse­rem News­let­ter Tool Ver­gleich hast du die span­nends­ten Email Mar­ke­ting Tools im Blick und kannst die Soft­ware aus­wäh­len, die am bes­ten zu dei­nem Unter­neh­men passt.

Viel Spaß bei dei­nem Email Mar­ke­ting!